Dù lộ trình chuyển đổi áp dụng hóa đơn điện tử đang dần đến ngày có hiệu lực bắt buộc, việc duy trì sử dụng hóa đơn giấy vẫn còn tiếp diễn tại nhiều doanh nghiệp. Tuy nhiên, hóa đơn giấy cùng mẫu phiếu xuất kho kiêm vận chuyển nội bộ hiện tại đang là trở ngại khiến doanh nghiệp đánh mất lợi thế và dậm chân tại chỗ. Việc sử dụng hóa đơn điện tử với mẫu phiếu xuất kho kiêm vận chuyển điện tử sẽ giúp doanh nghiệp tăng tính cạnh tranh hơn trên thị trường kinh doanh.
1. Lý do nhiều doanh nghiệp chưa hoàn toàn chuyển sang sử dụng hóa đơn điện tử
Tồn kho nhiều hóa đơn giấy: Một trong những nguyên nhân chính khiến nhiều doanh nghiệp trì hoãn việc sử dụng hóa đơn điện tử chính là số lượng lớn hóa đơn giấy còn tồn đọng. Các công ty thường đặt in sẵn lượng lớn hóa đơn giấy để sử dụng dài hạn. Nếu chuyển sang hóa đơn điện tử theo quy định của Chính phủ, các hóa đơn giấy có sẵn sẽ không thể tiếp tục sử dụng.
Tâm lý ngại thay đổi: Doanh nghiệp đã quen thuộc với việc sử dụng hóa đơn giấy. Vì vậy, dùng hóa đơn điện tử sẽ phát sinh nhiều vấn đề trong thời gian đầu. Doanh nghiệp phải hoàn toàn chủ động các công việc khởi tạo và phát hành hóa đơn cùng các thủ tục kê khai thuế.
Băn khoăn về vấn đề bảo mật: Bảo mật thông tin luôn là vấn đề quan trọng trong doanh nghiệp. Tuy nhiên, hóa đơn điện tử thường được gửi qua email. Điều này dấy lên mối lo ngại liệu có bị đánh cắp dữ liệu trong quá trình gửi hóa đơn.
Lo ngại về chi phí và thủ tục triển khai: Những lo ngại về chi phí và thủ tục triển khai hóa đơn điện tử cùng với việc chưa cập nhật đầy đủ thông tin cũng là những nguyên nhân khiến doanh nghiệp chậm trễ trong quá trình chuyển đổi sang hóa đơn điện tử.
2. Vì sao sử dụng hóa đơn điện tử giúp tăng tính cạnh tranh cho doanh nghiệp?
Tính cạnh tranh của một doanh nghiệp được tạo nên từ nhiều yếu tố như vốn và chi phí, chất lượng sản phẩm/dịch vụ, vị thế trên thị trường, khả năng thích ứng với sự thay đổi và sự nhạy bén của người quản lý. Để tăng tính cạnh tranh cho doanh nghiệp, điều đầu tiên mà các doanh nghiệp cần làm chính là chuyển giao hoàn toàn quá trình sử dụng hoá đơn điện tử.
Tiết kiệm chi phí: Với hoá đơn điện tử, những lợi ích mà doanh nghiệp thu được rất lớn. Theo khảo sát, sử dụng hoá đơn điện tử giúp giảm tới 80% thời gian phát hành hoá đơn. Thông qua việc giảm thiểu thủ công, tăng hiệu suất các nghiệp vụ có liên quan đồng thời tiết kiệm đến 90% chi phí so với hoá đơn giấy, các khoản chi phí đáng kể cho công tác in ấn, lưu trữ, bảo quản, chuyển phát hóa đơn.
Thể hiện tầm nhìn đội ngũ quản lý: Chuyển sang hóa đơn điện tử cũng thể hiện tầm nhìn của đội ngũ quản lý khi cho thấy tính linh hoạt của doanh nghiệp trước sự thay đổi của môi trường kinh doanh.
Giải quyết thế nào khi mua hàng không có hóa đơn?
Giảm thời gian giao – nhận: Năng lực cạnh tranh của doanh nghiệp không chỉ phụ thuộc vào các yếu tố chuyên môn nghiệp vụ, mà còn thể hiện qua việc tiếp nhận, xử lý yêu cầu của khách hàng. Thông thường, vận chuyển hóa đơn giấy mất 2 – 3 ngày. Điều này gây ra sự chậm trễ không mong muốn. Đối với hóa đơn điện tử, khách hàng có thể tự tra cứu thông tin hóa đơn mà không phải chờ đợi để lấy hóa đơn. Sự nhanh chóng, tiện lợi của hóa đơn điện tử làm gia tăng lợi ích mà khách hàng nhận được.
Hình thức hóa đơn tài chính sử dụng trong doanh nghiệp
Không lo thất lạc hóa đơn: Hóa đơn giấy sau khi lập thông thường sẽ được chuyển sang đơn vị vận chuyển thứ ba. Chính vì vậy, việc thất lạc hóa đơn giấy rất dễ xảy ra và gây không ít phiền toái cho doanh nghiệp lẫn khách hàng. Khắc phục được nhược điểm trên, hóa đơn điện tử được gửi trực tiếp đến khách hàng mà không cần thông qua đơn vị vận chuyển trung gian.
Hoá đơn điện tử có vai trò quan trọng trong việc nâng cao tính cạnh tranh của doanh nghiệp. Vì vậy, doanh nghiệp cần nắm chắc thời cơ này để hoà nhịp với xu thế kinh doanh thời đại mới.
